6.1. Работа с входящими и исходящими документами правительства Воронежской области.
6.1.1. Регистрация входящих документов, адресованных губернатору Воронежской области, заместителям губернатора Воронежской области, первым заместителям председателя правительства Воронежской области и заместителям председателя правительства Воронежской области осуществляется в БД "Канцелярия правительства Воронежской области" АС ДОУ.
(в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)
6.1.1.1. Уполномоченные специалисты общего отдела организационного управления правительства Воронежской области после предварительного рассмотрения поступившей корреспонденции формируют в БД "Канцелярия правительства Воронежской области" электронные регистрационные карточки, регистрируют и сканируют документы с использованием системы штрих-кодирования и направляют документы на рассмотрение руководителям правительства области в соответствии с распределением обязанностей между должностными лицами правительства Воронежской области.
(в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)
При регистрации документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Воронежской областной Думы, прокуратуры Воронежской области, главного федерального инспектора Воронежской области, в которых определены сроки предоставления информации, уполномоченные специалисты общего отдела организационного управления в электронной карточке входящего документа ставят отметку о внешнем контроле и срок исполнения документа.
Уполномоченные специалисты общего отдела организационного управления ставят отметку в электронной карточке документа о списании документа в дело. Отметка о списании документа в дело ставится только при утверждении всех поручений по документу.
6.1.1.2. Лица, ответственные за работу с АС ДОУ, принимают уведомления о поступивших на рассмотрение и исполнение входящих документах, рассматривают входящие документы, подготавливают в электронной карточке документа проект резолюции, распечатывают и отдают на рассмотрение руководителю.
После рассмотрения должностными лицами входящего документа лица, ответственные за работу с АС ДОУ, при наличии изменений вносят изменения в резолюцию и направляют электронный документ на исполнение.
При получении уведомления о необходимости ознакомления с документом лица, ответственные за работу с АС ДОУ, после рассмотрения документа подтверждают факт ознакомления в электронной карточке документа.
При постановке исполнения документа на контроль лица, ответственные за работу с АС ДОУ, в резолюции указывают срок контроля и контролирующее лицо.
Для изменения срока контроля документа лица, ответственные за работу с АС ДОУ, снимают с контроля поручение и формируют новую контрольную резолюцию с указанием нового срока контроля.
Для смены контролирующего лица или ответственного исполнителя лица, ответственные за работу с АС ДОУ, снимают с контроля поручение и формируют новую контрольную резолюцию с указанием срока контроля и нового контролирующего лица или ответственного исполнителя.
После выполнения поручения по контрольной резолюции лица, ответственные за работу с АС ДОУ, делают отметку об исполнении в электронной карточке поручения.
При снятии поручения с контроля лица, ответственные за работу с АС ДОУ, утверждают электронную карточку поручения.
6.1.1.3. Уполномоченные лица структурного подразделения правительства Воронежской области или исполнительного органа государственной власти области принимают уведомления о поступивших на исполнение входящих документах, распечатывают документы, резолюции руководства и отдают на рассмотрение руководителю.
При получении уведомления о необходимости ознакомления с документом уполномоченные лица после рассмотрения документа руководителем подтверждают факт ознакомления в электронной карточке документа.
При назначении руководителем исполнителей уполномоченные лица формируют в системе поручения и направляют их на исполнение.
После выполнения поручения по контрольной резолюции уполномоченные лица делают отметку об исполнении в электронной карточке поручения.
После исполнения поручений исполнителями уполномоченные лица от лица руководителя утверждают данные поручения в системе.
6.1.1.4. Исполнители принимают уведомления о поступивших на исполнение поручениях, выполняют поручения и отмечаются об исполнении в электронной карточке поручения.
6.1.2. Регистрация исходящих документов правительства Воронежской области осуществляется в БД "Канцелярия правительства Воронежской области".
(п. 6.1.2 в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)
6.1.2.1. Исполнители формируют и заполняют электронную карточку исходящего документа.
6.1.2.2. Уполномоченные специалисты общего отдела организационного управления регистрируют и сканируют исходящие документы правительства области с использованием системы штрих-кодирования.
6.1.2.3. Ежегодно в срок до 1 марта уполномоченные специалисты общего отдела организационного управления правительства Воронежской области перемещают все документы предыдущего года с отметкой о списании в дело в БД "Канцелярия правительства Воронежской области. Архив".
(пп. 6.1.2.3 введен распоряжением правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)
6.1.2.4. При необходимости возобновления работы с документом, находящимся в БД "Канцелярия правительства Воронежской области. Архив", уполномоченные специалисты общего отдела организационного управления правительства Воронежской области перемещают документ в БД "Канцелярия правительства Воронежской области".