5.1. Работа с документами.
В зависимости от поставленных задач пользователи системы работают в различных базах данных.
В базах данных создаются карточки документов (входящих, исходящих документов, поручений, нормативных правовых актов и др.), для отражения информации по документу заполняются поля карточек, присоединяются документы в формате MS Word, MS Excel или сканированные образы документов в формате PDF или TIF. При присоединении документа к карточке базы данных исполнитель документа несет ответственность за соответствие его подписанному уполномоченным должностным лицом оригиналу.
5.2. Оповещения.
Все уведомления пользователям о выданных им поручениях, документах, с которыми необходимо ознакомиться, а также информационные сообщения поступают в БД "АРМ". Каждому пользователю системы доступны только адресованные ему уведомления. Пользователи АС ДОУ получают в БД "АРМ" уведомления, выполняют требуемые действия. После выполнения поставленной задачи уведомления автоматически удаляются.
(п. 5.2 в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)
5.3. Защита информации.
Защита информации от несанкционированного доступа в АС ДОУ обеспечивается базовыми средствами среды Lotus Domino/Notes.
При входе в АС ДОУ производится идентификация пользователя по идентификатору и паролю.
Информация о всех действиях пользователей в системе протоколируется.
Пользователи системы имеют разные права доступа к базам данных в зависимости от выполняемых функций.
Доступ к базам данных назначает администратор баз данных Lotus Notes.
Доступ к отдельным документам назначают исполнители данных документов и уполномоченные лица.
Персональный состав лиц, входящих в группу доступа к правовым актам, а также лиц, имеющих полный доступ к БД "Документы", утверждается губернатором Воронежской области по представлению руководителя правового управления правительства Воронежской области.
5.4. Отчеты.
В АС ДОУ реализован механизм получения отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине. Отчеты, журналы регистрации правовых актов формируются по базам данных "Канцелярия", "Обращения граждан", "Документы".
5.5. Штрих-кодирование.
В АС ДОУ реализован механизм автоматического присоединения электронного образа документа к карточке с использованием системы штрих-кодирования. После регистрации документа распечатывается штрих-код, наклеивается на первую страницу документа, документы с наклеенными штрих-кодами сканируются на потоковом сканере и автоматически прикрепляются в формате PDF к зарегистрированным карточкам.
Поиск карточек документов, зарегистрированных с использованием системы штрих-кодирования, может осуществляться при помощи считывания штрих-кода сканером штрих-кода.