В состав АС ДОУ входит набор взаимосвязанных подсистем (баз данных, далее - БД), предназначенных для выполнения функций работы с документами. Каждая подсистема соответствует конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации.
В состав АС ДОУ включены:
2.1. "Общесистемные словари и справочники" - места хранения нормативно-справочной информации:
- модуль "Справочник" - поддерживает в актуальном состоянии информацию о структуре организации и о сотрудниках;
- модуль "Словари" - содержит настраиваемые в ходе работы классификаторы и словари, используемые другими модулями системы;
- модуль "Внешние адресаты" - предусматривает возможность ввода сведений об организационной структуре организаций-контрагентов и их сотрудниках;
- модуль "Адреса" - используется при заполнении точных адресов авторов обращений в БД "Обращения граждан";
- модуль "Нормативные правовые акты" - содержит нормативные правовые акты Воронежской области, опубликованные в установленном порядке.
2.2. "Общесистемные сервисы" - модули, предоставляющие услуги по обработке управленческой информации:
- модуль "Коммутатор" - обеспечивает интегрированный характер системы. С помощью БД "Коммутатор" осуществляется настройка конфигурации системы;
- модуль "Автоматизированное рабочее место" (далее "АРМ") - обеспечивает информирование пользователей об их задачах;
(в ред. распоряжения правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)
- модуль "Регистратор" - содержит набор программных счетчиков, генерирующих регистрационные номера документов;
- модуль "Шаблоны" - хранит шаблоны типовых документов, стандартных форм и бланков, типовых резолюций, типовых маршрутов согласования документов;
- модуль "Согласование" - обеспечивает возможность формировать задания по согласованию документов, создавать маршруты согласования документов;
- модуль "Поручения" - позволяет в масштабах всей организации ставить задачи сотрудникам и отслеживать их выполнение;
- модуль "Поисковая система" - позволяет производить поиск по набору атрибутов регистрационных карточек функциональных подсистем по базам данных "Канцелярия", "Документы" и "Служебные записки".
2.3. Специализированные функциональные подсистемы обеспечивают полный цикл работы организации с входящими, исходящими и внутренними документами:
- модуль "Канцелярия" - позволяет вести регистрацию и учет входящей и исходящей корреспонденции, контроль исполнения поручений;
- модуль "Обращения граждан" - позволяет поддерживать работу по устным и письменным обращениям граждан и контролировать исполнение решений, принятых по ним;
- модуль "Документы" - позволяет вести регистрацию правовых актов Воронежской области.
2.4. Архивные модули предназначены для хранения документов, работа с которыми завершена: "Канцелярия. Архив", "Обращения граждан. Архив", "Документы. Архив", "Поручения. Архив", "Хранилище. Архив".
(п. 2.4 введен распоряжением правительства Воронежской области от 27.05.2011 N 360-р)
2.5. Каждая база данных из состава АС ДОУ является самостоятельным, функционально завершенным модулем, способным функционировать вне системы с той или иной полнотой набора предопределенных функций.
2.6. Органы исполнительной власти Воронежской области, не имеющие технической возможности прямого постоянного подключения к серверам АС ДОУ, используют реплики - единовременные копии соответствующих баз данных.