Основными функциями отдела являются:
3.1. Организация в пределах своей компетенции хранения и государственный учет документов.
3.2. Проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.
3.3. Исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, архивных выписок, архивных копий; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан.
3.4. Проведение в пределах своей компетенции проверок сохранности, правильности оформления дел в структурных подразделениях Администрации города Смоленска, муниципальных предприятиях и учреждениях.
3.5. Рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству.
3.6. Рассмотрение и представление в Архивное управление Департамента Смоленской области по культуре поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу, документы которых подлежат приему в отдел.
3.7. Развитие и совершенствование архивного дела и делопроизводства, внедрение государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышение квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.