3.2.1. Основанием для начала административной процедуры является представление в Управление архитектуры и градостроительства Администрации города Смоленска заявления с приложением документов, предусмотренных пунктом 2.7 Административного регламента, лично от заявителя (с формой заявления можно ознакомиться на официальном сайте Администрации города Смоленска).
От имени заявителя документы могут быть представлены уполномоченным лицом при наличии надлежаще оформленных документов, устанавливающих такое право.
Ответственный специалист, осуществляющий прием документов, устанавливает личность заявителя, проверяя документ, удостоверяющий личность.
В ходе приема документов от заявителя специалист осуществляет проверку представленных документов:
- на правильность заполнения формы заявления;
- на наличие прилагаемых к заявлению документов;
- на наличие в заявлении и прилагаемых к нему документах неоговоренных исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание.
При подготовке заявления и документов не допускается применения факсимильных подписей.
3.2.2. После проверки специалист, в компетенцию которого входят прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции, осуществляет регистрацию заявления и направляет его для рассмотрения и резолюции начальнику Управления - главному архитектору города или должностному лицу, исполняющему его обязанности.
3.2.3. При установлении фактов отсутствия необходимых документов, несоответствия представленных документов установленным требованиям специалист, ответственный за прием документов, уведомляет заявителя о наличии препятствий для дальнейшей регистрации, объясняет содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению.
3.2.4. При приеме документов на обоих экземплярах заявления проставляется номер входящей корреспонденции согласно реестру учета в журнале регистрации входящей корреспонденции. Один экземпляр заявления остается в Администрации города Смоленска с приложением представленных заявителем копий документов с последующей передачей указанных документов в государственный архив, второй экземпляр заявления и подлинники документов возвращаются заявителю.
3.2.5. Общая процедура приема и регистрации документов производится в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.