3.1. В Администрации города Смоленска установлена следующая последовательность действий при рассмотрении письменных обращений и запросов граждан:
прием и регистрация поступивших письменных обращений и запросов граждан;
направление письменных обращений и запросов граждан на рассмотрение;
рассмотрение письменных обращений и запросов граждан;
оформление ответов на письменные обращения и запросы граждан;
контроль за рассмотрением письменных обращений и запросов граждан.
3.2. Прием и регистрацию поступивших письменных обращений и запросов граждан в адрес Администрации города Смоленска, на имя Главы и его заместителей осуществляет отдел регистрации документов.
(в ред. распоряжений Администрации города Смоленска от 24.02.2015 N 48-р/адм, от 14.12.2015 N 40-р/адм)
Прием и регистрацию поступивших письменных обращений и запросов граждан на имя руководителя структурного подразделения осуществляет сотрудник структурного подразделения, ответственный за ведение делопроизводства.
Регистрация обращений и запросов граждан осуществляется в системе электронного документооборота (далее - СЭД) в сроки, установленные частью 2 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и частью 5 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
3.3. По просьбе гражданина на копии или втором экземпляре принятого письменного обращения и запроса сотрудник, ответственный за регистрацию обращений и запросов, делает отметку о приеме обращения и запроса.
3.4. Основным способом направления обращения и запроса на рассмотрение структурным подразделениям является СЭД. В случае отсутствия такой возможности документы передаются на исполнение на бумажном носителе с отметкой в журнале передачи корреспонденции.
3.5. Основанием для рассмотрения поступивших в отдел регистрации документов письменных обращений и запросов граждан является резолюция Главы или его заместителей, поступивших напрямую в структурные подразделения, - резолюция руководителя структурного подразделения.
(в ред. распоряжений Администрации города Смоленска от 24.02.2015 N 48-р/адм, от 14.12.2015 N 40-р/адм)
3.5.1. Если письменное обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации города Смоленска, сотрудники Администрации города Смоленска направляют его в течение семи дней со дня регистрации в отделе регистрации документов в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и Губернатору Смоленской области с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
(п. 3.5.1 введен распоряжением Администрации города Смоленска от 24.02.2015 N 48-р/адм)
3.6. Сотрудники Администрации города Смоленска рассматривают:
- письменное обращение гражданина - в соответствии со статьями 10, 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- запрос гражданина - в соответствии со статьями 18 - 20 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
3.7. Обращение и запрос гражданина рассматриваются в сроки, указанные в резолюции, в пределах сроков, установленных действующим законодательством.
3.8. В исключительных случаях (комиссионное рассмотрение обращения, рассмотрение обращения с привлечением государственных и других органов и т.д.), а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Глава, заместители Главы вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней.
(в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 14.12.2015 N 40-р/адм)
Для продления срока рассмотрения обращения гражданина руководитель структурного подразделения за 3 дня до окончания срока рассмотрения направляет Главе, заместителю Главы служебную записку с обоснованием необходимости продления срока его рассмотрения. В случае продления срока рассмотрения гражданину направляется уведомление. Копии документа, подтверждающего продление срока рассмотрения обращения гражданина, и уведомления гражданина предоставляются в отдел регистрации документов.
(в ред. распоряжений Администрации города Смоленска от 24.02.2015 N 48-р/адм, от 14.12.2015 N 40-р/адм)
3.9. В случае необходимости получения дополнительной информации для подготовки ответа на обращение сотрудник Администрации, осуществляющий рассмотрение обращений и запросов граждан, в течение 5 дней со дня поступления на исполнение обращения гражданина запрашивает необходимую информацию у соответствующего должностного лица Администрации города Смоленска, руководителя структурного подразделения.
3.10. Ответ на обращение и запрос гражданина подписывают Глава, заместители Главы, руководители структурных подразделений в пределах своей компетенции.
(в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 14.12.2015 N 40-р/адм)