4.2.1. По своему содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др.
4.2.2. Служебные письма (далее - письма) оформляются в соответствии с общими требованиями к оформлению документов.
Письма в Администрацию Смоленской области, органы исполнительной власти Смоленской области и другие органы власти, которые являются участниками системы электронного документооборота (далее - СЭД), оформляются в виде электронного документа.
Письма гражданам, организациям, а также в государственные органы власти, которые не являются участниками СЭД, оформляются на бланках установленной формы. Экземпляр письма для визирования оформляется на электронном шаблоне бланка, который после заполнения распечатывается и визируется.
4.2.3. Письма в дополнение к реквизитам, имеющимся на бланке, имеют следующие:
"Адресат" - располагается в правом верхнем углу первого листа документа, на расстоянии 3 см от верхнего края текстового поля. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. В длину строка не должна превышать 8 см и выравнивается по левому краю без расстановки переносов.
Если письмо адресуется органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, наименование адресата указывается в именительном падеже. Например:
Департамент имущественных и
земельных отношений Смоленской
области
Если письмо адресуется должностному лицу, гражданину, наименование адресата указывается в дательном падеже. Например:
Начальнику Департамента Смоленской
области по социальному развитию
Ю.Э. Новиковой
или
С.Л. Петрову
Инициалы и фамилия располагаются на расстоянии двух одинарных межстрочных интервалов от наименования должности.
Если документ отправляется нескольким однородным органам, их структурным подразделениям, то следует указывать их обобщенное название. Например:
Руководителям структурных