7.1.1. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве в Администрации составляется сводная номенклатура дел на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел структурного подразделения закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда структурного подразделения.
Номенклатура дел структурного подразделения является основой для составления описей дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
7.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается на основании нормативных правовых актов, типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения.
7.1.3. Структурные подразделения, являющиеся источниками комплектования муниципального архива, составляют номенклатуру дел по образцу (приложение N 10), согласовывают ее с экспертной комиссией (далее - ЭК) структурного подразделения и один раз в 5 лет представляют ее в архивный отдел Администрации (далее - архивный отдел).
Архивный отдел номенклатуры дел структурных подразделений представляет на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Смоленской области в области архивного дела (далее - ЭПК).
После согласования с ЭПК номенклатура дел утверждается руководителем структурного подразделения.
Структурные подразделения, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, составляют номенклатуру дел аналогично, но без представления в архивный отдел (без согласования с ЭПК).
7.1.4. Структурные подразделения, являющиеся источниками комплектования муниципального архива, определяются правовым актом Администрации.
7.1.5. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются ежегодно, согласовываются и утверждаются до 1 декабря и вводятся в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатур дел структурных подразделений их электронные образы направляются в Управление делами для составления сводной номенклатуры дел Администрации.
7.1.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
1) в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения, через дробь отдела в составе структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 8/1-02, где 8 - обозначение структурного подразделения, 1 - обозначение отдела в составе структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре;
2) в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;