5.1.1. Прием и обработка поступающих Главе города, заместителям Главы города или в Администрацию документов осуществляются отделом регистрации.
(в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 03.03.2020 N 33-р/адм)
5.1.2. В процессе обработки поступающих документов отдел регистрации осуществляет:
проверку адресации и комплектности поступающих документов;
сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации;
выделение документов, адресованных в структурные подразделения Администрации.
5.1.3. Неправильно адресованные документы по вопросам, не входящим в компетенцию Главы города и Администрации, пересылаются по назначению.
(п. 5.1.3 в ред. распоряжения Администрации города Смоленска от 03.03.2020 N 33-р/адм)
5.1.4. При обнаружении некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) составляется акт в трех экземплярах (первый экземпляр остается в отделе регистрации, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
5.1.5. Обработка документов осуществляется в день их поступления, с пометками "Срочно", "Оперативно" - незамедлительно.
5.1.6. Документы, поступившие в нерабочее время, в период выходных и праздничных дней, принимаются дежурным диспетчером ЕДДС МУ "Управление по делам ГО и ЧС г. Смоленска" в здании Администрации с последующей передачей в отдел регистрации к 9.00 рабочего дня, следующего за выходным или праздничным. По служебной информации с пометками "Срочно", "Оперативно" немедленно принимаются меры к ее доставке по назначению.
5.1.7. Документы с пометкой "Лично" не обрабатываются, передаются адресатам в запечатанном виде.
5.1.8. Конверт, в котором поступил документ, в случаях, если только по нему может быть установлен адрес отправителя и дата отправки, сохраняется.
5.1.9. Прием и отправка документов в СЭД осуществляются каждый час рабочего времени.