7.1. В Администрации Курской области создаются и используются:
электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭД "Дело".
Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
7.2. Состав электронных документов Администрации Курской области, создаваемых без предварительного документирования на бумажном носителе, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности структурных подразделений Администрации Курской области, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, утверждается Управляющим делами Администрации Курской области по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного управления Курской области.
7.3. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы подписываются электронной подписью (далее - ЭП) должностного лица Администрации Курской области в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
7.4. Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном ЭП, может быть передана (распечатана) на бумажный носитель. Такой бумажный носитель будет являться копией электронного документа.
7.5. Документы, создаваемые в Администрации Курской области и (или) поступившие в Администрацию Курской области на бумажном носителе, включаются в СЭД "Дело" после сканирования (в черно-белом изображении в формате *.pdf) и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД "Дело" возможно после его сравнения с подлинником документа на бумажном носителе.
7.6. В целях учета и поиска документов в СЭД "Дело" используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:
N п/п | Наименование сведений о документе | Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
1. | Корреспондент | полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
2. | Адресат | полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа |
3. | Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ | реквизит "Подписал" |
4. | Вид документа | в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
5. | Дата документа | в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
6. | Номер документа | в соответствии с номером, присвоенным документу автором |
7. | Дата поступления документа | дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
8. | Входящий номер документа | номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
9. | Ссылка на исходящий номер и дату документа | в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
10. | Наименование текста | краткое содержание документа либо заголовок к тексту (реквизит "Содержание") |
11. | Индекс дела | индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
12. | Указания по исполнению документа | резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения (реквизит "Поручение") |
13. | Должность, фамилия и инициалы исполнителя | должность, фамилия и инициалы исполнителя |
14. | Отметка о конфиденциальности | в соответствии с реквизитом "Доступ" ("Общий", "ДСП", "Персональные данные") |
7.7. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации Курской области и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание").
7.8. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Администрации Курской области в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.