12.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами в Администрации Курской области и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.
Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию Курской области и создаваемых ею документов, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
12.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются канцелярией управления делами и представляются Управляющему делами Администрации Курской области в установленном порядке в виде справок и отчетов статистического и аналитического характера.
Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Администрацию Курской области и созданных им за определенный период времени (месяц, год).
Учет количества документов проводится по регистрационным данным и по ежемесячным отчетам, представляемым в канцелярию управления делами (приложение N 11 к настоящей Инструкции).
12.3. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.
12.4. Учет копируемых и тиражируемых документов отдельно ведется по учетным данным отдела полиграфии и технического обслуживания управления делами Администрации Курской области для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.
12.5. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.