14.1. Разработка и ведение номенклатуры дел.
14.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации Курской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации Курской области. Документальный фонд Администрации Курской области - совокупность документов, образующихся в процессе ее деятельности.
Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Администрации Курской области возложена на канцелярию управления делами.
14.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об Администрации Курской области, штатного расписания Администрации Курской области, регламента Администрации Курской области, положений о структурных подразделениях Администрации Курской области и других документов, регламентирующих деятельность Администрации Курской области и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Администрации Курской области.
В Администрации Курской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений Администрации Курской области и сводная номенклатура дел Администрации Курской области.
14.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации Курской области составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с канцелярией управления делами, подписывается руководителем подразделения и представляется в канцелярию управления делами (приложение N 20 к настоящей Инструкции).
Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в канцелярию управления делами.
14.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации Курской области составляется канцелярией управления делами на основании номенклатур дел структурных подразделений Администрации Курской области (приложение N 21 к настоящей Инструкции).
Один раз в 5 лет номенклатура дел Администрации Курской области согласовывается с ЭПК архивного управления Курской области.
Номенклатура дел Администрации Курской области, подписанная начальником канцелярии управления делами, утверждается Управляющим делами Администрации Курской области после ее согласования с Центральной экспертной комиссией Администрации Курской области не позднее 1 ноября текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
В случае изменения структуры Администрации Курской области номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК архивного управления Курской области.
14.1.5. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело канцелярии управления делами, 2-й используется в канцелярии управления делами как рабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве Администрации Курской области, 4-й - в ОКУ "Госархив Курской области". Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в канцелярии управления делами в электронном виде.