1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в администрации города создаются поисковые системы по документам.
2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
3. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки классификационных справочников:
- классификатора вопросов деятельности администрации города;
- классификатора видов документов;
- классификатора корреспондентов;
- классификатора исполнителей.
Помимо перечисленных в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
4. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.).
5. Порядок защиты и доступа к служебной информации определяется администрацией города в пределах своей компетенции.