1. Документы, поступающие в администрацию города на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела по работе с документами.
Конверты с документами вскрывается (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
2. Документы, адресованные руководству администрации города, а также без указания должностного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в отделе по работе с документами, а затем направляются руководству или в структурные подразделения администрации города.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, а также на основании постановления о распределении обязанностей между Главой города и заместителями Главы администрации города.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в отдел по работе с документами, где в электронный носитель вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается получателем в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.