1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Документы, создаваемые в структурных подразделениях, регистрируются в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в отделе по работе с документами или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
4. Документы регистрируются на бумажных или электронных карточках, в журналах.
5. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера.
6. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (автора или корреспондента);
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- внутренняя переадресация документов по исполнителям;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения и др.
7. Документу-ответу присваивается регистрационный номер данного документа.