1. Входящие документы принимаются и регистрируются отделом по работе с документами и передаются помощникам Главы города, заместителей Главы администрации города, которые в день поступления документов передают их руководителям.
2. Документы, не требующие рассмотрения Главой города или заместителями Главы администрации города, направляются отделом по работе с документами руководителям соответствующих структурных подразделений, где и разрешаются.
3. Резолюции на входящих документах должны определять характер поручений, сроки и ответственных исполнителей. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным, а другие - соисполнителями. Основной исполнитель готовит по документу ответ или заключение, соисполнители представляют ему необходимые материалы.
По документам, срок исполнения которых просрочен, исполнитель обязан представить руководителю письменное объяснение.
4. Все документы в соответствии с резолюцией передаются исполнителям через отдел по работе с документами.
5. Входящие документы исполняются в течение срока, указанного в резолюции, или в месячный срок со дня поступления. При необходимости срок исполнения документа может быть продлен давшим поручение руководителем.
6. Контроль за выполнением поручений Главы города, заместителей Главы администрации города осуществляют их помощники.
7. За организацию работы с документами, их сохранность и своевременное исполнение их в отделах, управлениях и комитетах ответственность возлагается на их руководителей.
8. Документы, в которых выдвигаются вопросы, подлежащие предварительному рассмотрению или окончательному решению в городских организациях и учреждениях, администрациях районов в городе, должны быть направлены отделом по работе с документами в двухдневный срок со дня поступления в администрацию города.
9. Документы, по которым исполнители обязаны представить предложения или отчеты, ставятся на контроль в отделе по работе с документами, а в соответствующие отделы или управления направляются данные документы.
10. Входящие документы считается исполненными и списываются в дело на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного соответствующим руководителем. Если исполнение не документируется, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения.
О результатах рассмотрения документов отделы, управления и комитеты сообщают их авторам, о чем указывается в справках.
Отметка об исполнении документа может производиться на свободном от текста месте, за исключением левого поля и оборотной стороны листа.
На документах информационного характера ставится дата и подписи ознакомившихся руководителей (специалистов).
Документы снимаются с контроля, когда на документе имеется надпись "В дело", подписанная руководителем, давшим поручение.
11. Все документы, зарегистрированные в отделе по работе с документами, из одного отдела, управления, комитета передаются в другой только через отдел по работе с документами с соответствующей отметкой в информационной базе.
12. Передача служебных и распорядительных документов или их копий сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя аппарата или его заместителя.
13. Поступившие в администрацию города законы РФ, акты Президента и Правительства РФ, постановления Губернатора и Законодательного Собрания Тверской области, решения Тверской городской Думы регистрируются в протокольной части отдела по работе с документами и направляются Главе города, а в его отсутствие - исполняющему обязанности Главы администрации города в день поступления этих документов.
14. Поручения руководства, направленные на исполнение документов директивных органов, ставятся на контроль в протокольной части, а затем немедленно передаются исполнителям.
В срок, указанный в резолюции (а если срок не указан, то не позднее чем через 10 дней), исполнитель обязан представить руководителю аппарата проект постановления или распоряжения Главы города, направленный на исполнение директивных документов.
Не допускается оформление поручений руководителям структурных подразделений заместителями Главы администрации города на листе визирования с поручением Главы города или лица, замещающего Главу администрации города. Поручение оформляется на служебном бланке заместителя Главы администрации города, подписывается и датируется.
В случаях, когда по характеру документа нет необходимости в разработке постановлений или распоряжений, исполнители переносят на контрольные карточки (один экземпляр которых передается в протокольную часть) те вопросы из директивных документов, исполнение которых необходимо организовать в администрации города. Руководитель аппарата ежеквартально докладывает Главе города о ходе исполнения указаний руководства по постановлениям директивных органов.
15. После исполнения все директивные документы государственных органов хранятся в протокольной части.
16. Контроль за выполнением постановлений государственных органов ведут заместители Главы администрации города в соответствии с распределением обязанностей, а по их поручению - заведующие отделами, начальники управлений, председатели комитетов администрации города.
17. Отдел по работе с документами систематически следит за выполнением требований по работе с документами, анализирует эту работу, составляет сводки по документообороту и ежемесячно информирует руководителя аппарата о ходе рассмотрения документов, находящихся на исполнении.