1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
3. Контроль исполнения обеспечивает по поручению руководства администрации города отдел по работе с документами, который осуществляет учет контролируемых документов, а также хода и состояния их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений администрации города.
4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного должностным лицом или организацией, направившими документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
- по запросам депутатов городской Думы - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
- по обращениям граждан, поступившим в администрацию города и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.
6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя администрации города, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованно с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающий контроль исполнения, все контролируемые документы.
9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль): каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Все напоминания направляются в структурные подразделения в письменном и устном виде.
10. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель администрации города или по его поручению отдел по работе с документами; снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: отметка "в дело", дата, подпись.
11. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
12. Отдел по работе с документами ведет ежемесячный анализ состояния исполнительской дисциплины в администрации города.