1. В архив администрации города передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив администрации города после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации города, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
4. Передача дел в архив администрации города осуществляется по графику, составленному архивом.
5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив администрации города сотрудником архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации города. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.
6. Прием каждого дела производятся в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивным отделом и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив администрации города передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации города лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации города, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.