1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
2. Экспертиза ценности документов в администрации города на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив администрации города.
3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации города создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК) и при необходимости экспертные комиссии в структурных подразделениях.
4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются распоряжением Главы города (или руководителем структурного подразделения) и подлежат согласованию с областным архивом.
5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архивного отдела.
6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации города; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации города путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК администрации города.
8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
11. В администрации города в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела. По этим описям документы сдаются в архив администрации города.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи для администрации города, которую готовит архивный отдел и по которой он сдает дела на государственное хранение в областной архив.
12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 14) и представляется в архивный отдел через два года после завершения дел в делопроизводстве.
13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с заведующим отделом по работе с указанием и утверждается руководителем структурного подразделения.
При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК администрации города.
17. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив администрации города, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 11) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации города. Согласованные ЭК администрации города акты утверждаются Главой города только после утверждения экспертно-проверочной комиссией областного архива описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей администрации города. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.