1. Документы администрации города должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения 1 - 4).
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
Распорядительные документы и письма администрации города оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2. В администрации города применяются следующие бланки:
- Глава города Твери;
- Администрация города Твери;
- Глава администрации города Твери.
Бланк "Глава города Твери" имеет два вида: угловой - для изготовления писем и с продольным расположением реквизитов - для оформления постановлений и распоряжений. Данные бланки подписывает только Глава города Твери.
Бланк "Администрация города Твери" также имеет два вида: угловой - для писем, с продольным расположением реквизитов - для постановлений и распоряжений. Данные бланки подписываются заместителями Главы администрации города.
Бланк "Глава администрации города" также имеет два вида и те же функции, но подписывается исполняющим обязанности Главы администрации города во время отсутствия Главы города.
Не допускается подписание бланка "Администрация города Твери" руководителями структурных подразделений администрации. Для оформления своих документов структурные подразделения администрации могут использовать свои бланки, разработанные в соответствии с требованиями оформления реквизитов и согласованные с заведующим отделом по работе с документами.
Состав видов бланков, применяемых в администрации города, утверждается ее руководителем по представлению отдела по работе с документами.
3. Бланки изготавливаются полиграфическим способом, учитываются в отделе по работе с документами и выдаются под роспись.
В структурных подразделениях получение, учет, выдача и хранение бланков возлагаются на сотрудника, ответственного за делопроизводство. Эта обязанность должна отражаться в должностной инструкции.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на заведующего отделом по работе с документами.
4. Изготовление бланков на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах осуществляется только с разрешения заведующего отделом по работе с документами.
5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководства администрации города. Соответствующие предложения вносятся заведующим по работе с документами вместе с образцами предлагаемых бланков.