1. Все исходящие документы оформляется на бланках установленного образца. Документы внутренней переписки оформляются на чистом листе бумаги формата А4.
2. На каждом документе (за исключением письма) должно быть указано наименование вида документа (справка, информация, акт и т.п.).
3. В любом документе, исполненном на бланке, справа вверху указывается адресат (его адрес); слева под реквизитом - заголовок, кратко и четко отражающий основное содержание (приложение N 4).
4. Письмо за подписью Главы города, заместителей Главы администрации города должно быть отпечатано в трех экземплярах (адресату, исполнителю, в дело) с указанием внизу оборотной стороны первого листа исполнителя и его телефона.
5. Документы следует адресовать, как правило, в организацию или ее структурное подразделение. Должностному лицу документ может адресовываться в тех случаях, когда точно известно, что он должен быть рассмотрен этим лицом.
6. Документ, составленный на основании другого документа, должен иметь ссылку на него с указанием вида документа, даты и исходящего номера.
7. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например:
"Администрация города считает...", "Администрация города рассмотрела...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
8. Сроки подготовки писем-ответов устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
9. На документах, направляемых в органы государственной власти, местного самоуправления, правительственные учреждения, постоянным корреспондентам, почтовый адрес не проставляется. Во всех других случаях на документе ниже наименования корреспондента пишется почтовый адрес.
10. Служебные документы подписываются:
10.1. Направляемые в вышестоящие органы - Главой города, а в случае его отсутствия - исполняющим обязанности Главы администрации города.
10.2. Направляемые в другие организации - Главой города, заместителями Главы администрации города, а также руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции.
10.3. Докладные записки, справки и другие внутренние документы справочного характера - руководителем структурного подразделения или исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.
Подписывается первый и второй экземпляры направляемого в адрес и оставшегося в деле документа. При направлении документа в несколько адресов подписываются все экземпляры.
Каждый отправляемый документ визируется на вторам экземпляре исполнителем с указанием даты. Если есть необходимость в размножении документа для отправки, ответственность за это несет исполнитель.
11. Подготовка проектов писем в органы государственной власти возлагается на руководителей подразделений администрации города. Проект письма должен визироваться всеми заинтересованными организациями и ведомствами и заместителями Главы администрации города по соответствующим отраслям. Эти же подразделения обязаны следить за прохождением писем в органах государственной власти и принимать меры к получению ответов на вопросы, поставленные в письмах. Письмо считается исполненным после получения письменного или устного ответа из той организации, куда оно направлялось.
12. За своевременную подготовку, содержание и правильное оформление документа отвечает исполнитель. Подготовленные проекты документов, согласованные исполнителем с соответствующими должностными лицами и учреждениями, передаются на подпись Главе города или заместителям Главы администрации через их помощников.
13. Подписанные Главой города, заместителями Главы администрации города документы передаются в отдел по работе с документами для регистрации и отправки.
Лицо, ответственное за отправку документов, проверяет правильность их оформления и наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям (приемным) для доработки.
14. Исходящие документы, подписанные руководителем структурного подразделения администрации города, которому предоставлено право переписки, регистрируются в подразделении.