1. С момента заведения и до передачи в архив администрации города дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации города.
2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения заведующего архивным отделом. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Главы города или его заместителя, руководителя аппарата по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы города с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.