Документы администрации города являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в областной архив как государственная часть Архивного фонда Российский Федерации.
Для хранения документов Государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение администрация города образует архив.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив администрации города включает работу отдела по работе с документами и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформление дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.