1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях администрации города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации города, их виды, состав и содержание.
3. В администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 5) и сводная номенклатура дел администрации города (приложение 6).
4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивным отделом и отделом по работе с документами, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел по работе с документами.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел по работе с документами.
5. Сводная номенклатура дел составляется отделом по работе с документами на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного отдела.
6. Сводная номенклатура дел администрации города подписывается заведующим отделом по работе с документами, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) администрации города, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) областного архива. Согласовывается номенклатура дел с областным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в администрации города.
7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела по работе с документами. Второй используется в отделе по работе с документами в качестве рабочего. Третий применяется в архивном отделе. Четвертый - в областном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.
9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации города.
11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации города являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются соответствии с утвержденной структурой администрации города.
12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании архивного фонда".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.