3.1. Состав административных процедур.
Предоставление юридическим и физическим лицам услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) прием, первичная обработка и регистрация обращения (запроса) о предоставлении услуги;
2) подготовка и направление заявителю информации или мотивированный отказ в предоставлении услуги.
3) предоставление информации при обращении заявителя через сайт учреждения.
3.2. Последовательность, сроки и порядок выполнения административных процедур.
3.2.1. Прием, первичная обработка и регистрация обращения (запроса) о предоставлении услуги.
Основанием для начала предоставления услуги является поступление в учреждение обращения (запроса) заявителя о предоставлении услуги.
Обращение (запрос) может поступить одним из следующих способов:
1) при личном обращении (устно) или по телефону;
2) почтовым отправлением или по электронной почте.
3.2.1.1. Прием, первичная обработка и регистрация устного обращения (запроса) заявителя, поступившего при личном обращении либо по телефону.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты учреждения в вежливой (корректной) форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Информация предоставляется в устной форме.
Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании учреждения, фамилии, имени и отчестве специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 15 минут.
Лицами, ответственными за предоставление информации по запросам заявителей, поступившим при личном обращении либо обращении по телефону, являются специалисты учреждения, назначенные приказом директора учреждения.
Результатом исполнения административной процедуры является принятие учреждением и регистрация устного обращения (запроса) о предоставлении информации, создание электронной карточки обращения.
3.2.1.2. Прием, первичная обработка и регистрация обращений (запросов) заявителей, поступивших посредством почтовой или электронной связи.
Письменное обращение (запрос) заявителя оформляется с указанием электронного или почтового адреса, по которому направляется информация о мероприятиях либо уведомление об отказе в предоставлении услуги.
При первичной обработке письменного обращения (запроса) специалист учреждения, ответственный за прием и регистрацию корреспонденции:
1) проверяет правильность адресования и целостность упаковки (ошибочно доставленная корреспонденция возвращается без вскрытия конверта на почту);
2) вскрывает конверт, проверяет наличие в нем документов, скрепляет обращение с конвертом;
3) при получении обращения, нестандартного по весу, размеру, форме, имеющего неровности по бокам, заклеенного липкой лентой, имеющего странный запах и цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), передает, не вскрывая конверт, директору учреждения для принятия решения по отправке в правоохранительные органы.
Электронная почта просматривается специалистом учреждения, ответственным за прием и регистрацию корреспонденции, не менее двух раз в день. Поступившее на адрес электронной почты обращение распечатывается и регистрируется аналогично поступившим обращениям на бумажном носителе.
Письменное обращение, в т.ч. в форме электронного документа, подлежит обязательной регистрации в день поступления обращения в учреждение. Обращения, поступившие менее чем за час до окончания рабочего дня, регистрируются датой следующего рабочего дня.
Лицами, ответственными за организацию приема, первичной обработки и регистрации корреспонденции, являются специалисты учреждения, назначенные приказом директора учреждения.
Результатом исполнения административной процедуры является создание электронной карточки обращения и передача обращения на рассмотрение специалисту, ответственному за подготовку информации.
3.2.2. Подготовка и направление заявителю информации или мотивированный отказ в предоставлении услуги.
Основанием для начала исполнения процедуры является поступление обращения (запроса) заявителя от специалиста учреждения, ответственного за прием и регистрацию корреспонденции, специалисту, ответственному за предоставление услуги.