231. Архив хранит документы подразделений, а также упраздненных и реорганизованных подразделений.
232. Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством в подразделениях передаются в архив.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями подразделений и утвержденному руководителем подразделения, отвечающего за делопроизводство.
233. Прием каждого дела производится сотрудником, ответственным за архив, в присутствии сотрудника подразделения, передающего дела. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, ответственного за архив, и сотрудника, передавшего дела.
В случае отсутствия в описи дел документов и дел, предусмотренных номенклатурой дел, одновременно представляется письменное объяснение руководителя подразделения о причинах неполноты состава документов.
Сотрудник, ответственный за архив, расписывается в приеме двух экземпляров описей дел с указанием даты приема и количества принятых дел. Один экземпляр описей дел возвращается в подразделение, другой хранится в архиве.
234. В случае ликвидации или реорганизации подразделения сотрудник, отвечающий за делопроизводство данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
235. До передачи в Государственный архив документы постоянного хранения в течение 10 лет находятся в архиве. Документы по личному составу хранятся в архиве 75 лет.