236. Дела из архива могут выдаваться для служебного пользования или снятия копий с документов.
237. Выдача дел производится на основании письменного запроса с разрешения руководителя подразделения, отвечающего за делопроизводство. Выдача дел регистрируется в книге выдачи дел из хранилища (приложение 51 к Инструкции). На выданное дело сотрудником, ответственным за архив, заполняется карта-заместитель дела (приложение 52 к Инструкции), в которой указывается подразделение органа (орган), индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписки в получении и приеме дела.
238. Сторонним органам, организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа.
239. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.