240. Архив рассматривает и исполняет запросы, поступившие в письменной форме.
241. Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве документов, в течение семи дней со дня регистрации направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя.
242. Ответ на поступивший в архив запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации.
243. Ответы на запросы заявителей оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
244. Архивная справка подписывается руководителем подразделения, отвечающего за делопроизводство, или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью органа (приложение 53 к Инструкции). Архивная справка, объем которой превышает один лист, должна быть пронумерована.
В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. В архивной справке допускается цитирование документов. В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, использовавшихся для ее составления.
245. Архивная выписка оформляется на бланке органа с обозначением вида документа: "АРХИВНАЯ ВЫПИСКА". Архивная выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Архивная выписка подписывается руководителем подразделения, отвечающего за делопроизводство, или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью органа.
246. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа копии.
247. Подготовленные архивом ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки, архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте или выдаются: заявителю - при предъявлении документа, удостоверяющего личность; его представителям - при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном порядке.