58. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
59. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших Губернатору Иркутской области, лицам, замещающим областные государственные должности, полномочному представителю Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, помощникам и советникам Губернатора Иркутской области, в исполнительный орган государственной власти Иркутской области, самостоятельное структурное подразделение аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, и созданных ими за определенный период времени.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.
Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. Учет копируемых и тиражируемых документов ведется отдельно.
Учет количества документов проводится по регистрационным данным субъекта, осуществившего регистрацию документа.
60. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются и (с нарастающим итогом) представляются в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера:
1) канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - руководителю аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области;
2) структурными подразделениями исполнительных органов государственной власти Иркутской области, отвечающих за делопроизводство, - руководителям этих органов;
3) сотрудниками самостоятельных структурных подразделений аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области, отвечающих за делопроизводство, - руководителям этих подразделений;
4) сотрудниками секретариата руководителя аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области - лицам, замещающим областные государственные должности.