186. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, а также для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения.
187. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Губернатора Иркутской области, иных лиц, замещающих областные государственные должности, полномочного представителя Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, помощников и советников Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области.
188. Номенклатура дел составляется на основании нормативных правовых актов, регулирующих деятельность Губернатора Иркутской области, иных лиц, замещающих областные государственные должности, полномочного представителя Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, помощников и советников Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области, положений о структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти Иркутской области, штатного расписания исполнительного органа государственной власти Иркутской области, планов и отчетов о работе Губернатора Иркутской области, иных лиц, замещающих областные государственные должности, полномочного представителя Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, помощников и советников Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области, а также на основании анализа видов, состава и содержания документов, образующихся в деятельности Губернатора Иркутской области, иных лиц, замещающих областные государственные должности, полномочного представителя Губернатора Иркутской области в Законодательном Собрании Иркутской области, помощников и советников Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области и иных исполнительных органов государственной власти Иркутской области.
189. Аппаратом Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области составляется сводная номенклатура дел Губернатора Иркутской области, первого заместителя Губернатора Иркутской области, Правительства Иркутской области и аппарата Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
В исполнительных органах государственной власти Иркутской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Иркутской области (далее в настоящем разделе - подразделение, номенклатура дел подразделения) (приложение 42 к Инструкции) и сводная номенклатура дел исполнительного органа государственной власти Иркутской области (далее в настоящем разделе - орган, сводная номенклатура дел органа) (приложение 43 к Инструкции).
190. Номенклатура дел подразделения составляется ежегодно не позднее 1 ноября.
Вновь созданное подразделение составляет номенклатуру дел подразделения не позднее одного месяца со дня его создания.
191. Сводная номенклатура дел органа составляется на основе номенклатур дел подразделений при методической помощи областного государственного казенного учреждения "Государственный архив Иркутской области" (далее - Государственный архив).
192. Сводная номенклатура дел органа подписывается руководителем подразделения, отвечающего за делопроизводство, сотрудником, ответственным за ведомственный архив органа (далее - архив), согласовывается постоянно действующей экспертной комиссией органа (далее - ЭК органа), экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК архивного агентства Иркутской области).
Сводная номенклатура дел органа в конце календарного года уточняется, утверждается в установленном порядке и вводится в действие в первом квартале следующего года.
193. После утверждения сводной номенклатуры дел органа подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
194. Сводная номенклатура дел органа согласовывается с ЭПК архивного агентства Иркутской области не реже одного раза в пять лет, если не было существенных изменений функций и структуры органа.
195. В сводную номенклатуру дел органа включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа, в том числе образованных при нем координационных и совещательных органов.
196. Названиями разделов сводной номенклатуры дел органа являются названия подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел подразделения, отвечающего за делопроизводство, последний - заголовки дел координационных и совещательных органов при органе.