198. Дела в органе формируются децентрализованно в подразделениях.
199. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру документа;
помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов.
При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т.1", "Т.2" и так далее.
200. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N...", дата, подпись исполнителя или руководителя подразделения.
201. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.