ПОРЯДОК АРХИВИРОВАНИЯ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ ИСХОДЯЩИХ ПИСЕМ ЗА ПОДПИСЬЮ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Архивирование в электронном виде проектов исходящих писем за подписью Губернатора Иркутской области включает в себя изготовление, прием, хранение электронных версий проектов исходящих писем за подписью Губернатора Иркутской области (далее - письмо) и приложений к ним.
2. Электронная версия проекта письма и приложений к нему изготавливается на шаблоне бланка Губернатора Иркутской области.
3. Электронная версия проекта письма и приложений к нему представляется исполнителем вместе с бумажным носителем в канцелярию Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области и одновременно направляется по электронной почте по адресам, определенным канцелярией Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
4. Сотрудником отдела технического обеспечения канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области осуществляется проверка соответствия электронной версии проекта письма и приложений к нему бумажному носителю.
Если проверка соответствия электронной версии проекта письма и приложений к нему бумажному носителю пройдена успешно, сотрудником отдела технического обеспечения канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области осуществляется копирование электронной версии проекта письма и приложений к нему в директорию "Проекты исходящих писем", проставление штампа о включении в электронную базу на листе согласования проекта письма на бумажном носителе, распечатывание текста на бланке письма Губернатора Иркутской области, изготовленном типографским способом.
Если проект письма на бумажном носителе содержит приложение, не имеющее электронной версии, приложение сканируется в отделе технического обеспечения канцелярии Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области.
5. Ответственность за соответствие электронной версии проекта письма и приложений к нему бумажному носителю несет исполнитель. Об этом на листе согласования проекта письма на бумажном носителе делается соответствующая запись: "Электронная версия письма и приложений к нему (если они имеются) соответствует бумажному носителю" с указанием фамилии, инициалов, наименования должности, телефона, подписи исполнителя, даты.
Если электронная версия проекта письма и (или) приложений к нему не соответствует бумажному носителю, то проект письма и приложений к нему возвращается исполнителю для доработки.