203. Дела в органе подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформлением дела является подготовка дела к хранению. Оформление дела предусматривает комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивке или переплету дела, нумерации листов и оформлению листа-заверителя. Оформление дел производится сотрудниками подразделения, отвечающего за делопроизводство, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива, а при необходимости и Государственного архива, источником комплектования которого орган является.
204. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 44 к Инструкции);
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (приложение 45 к Инструкции);
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 46 к Инструкции);
подшивку или переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
205. На обложке дела указываются следующие реквизиты:
полное наименование органа, например:
"Аппарат Губернатора Иркутской области
и Правительства Иркутской области";
наименование подразделения органа;
номер (индекс) дела по номенклатуре дел (он проставляется и на корешке дела);