212. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается ЭК органа, состав которой утверждается правовым актом органа.
213. Функции и права ЭК органа, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым правовым актом органа.
214. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях непосредственно лицами, отвечающими за делопроизводство. Результаты этой работы рассматриваются на заседаниях ЭПК архивного агентства Иркутской области.
215. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только по заголовкам дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК архивного агентства Иркутской области.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по типовому перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел.
216. При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом учитываются такие отметки в сводной номенклатуре дел органа, номенклатуре дел подразделения, как "До минования надобности", "При условии проведения (завершения) ревизии" и тому подобное.
217. По результатам экспертизы ценности документов ежегодно составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения 47, 48 к Инструкции), а также акты о выделении дел к уничтожению.
218. Отдельная опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет включительно) хранения описи дел не составляются.
Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа, которую готовит подразделение, отвечающее за делопроизводство, и по которой оно сдает дела на государственное хранение.
Описи дел подразделений составляются по установленной форме (приложение 49 к Инструкции) и представляются в подразделение, отвечающее за делопроизводство, не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.
219. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись дел под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись дел под самостоятельным номером;
порядок нумерации дел в описи дел - сквозной;