3.2.1. Основанием для начала предоставления государственной услуги является личное обращение заинтересованного лица (его законного представителя) в орган социальной защиты населения по месту жительства заявителя.
Документы могут направляться в орган социальной защиты населения по почте, через МФЦ, в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", областной государственной информационной системы "Портал государственных услуг (функций) Новгородской области" и федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)". При этом днем обращения считается дата их получения органом социальной защиты населения. Обязанность подтверждения факта отправки указанных документов лежит на заявителе.
3.2.2. При направлении заявления по почте прилагаемые документы представляются в копиях, заверенных в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (кроме заявления, представляемого в подлиннике).
3.2.3. При обращении в электронной форме заявление и каждый прилагаемый документ подписываются тем видом электронной подписи, который установлен действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.4. Специалист органа социальной защиты населения, ответственный за прием граждан и документов, устанавливает предмет обращения, устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность. При приеме документов специалист органа социальной защиты населения проверяет:
1) наличие документов, указанных в подпункте 2.6.2 настоящего административного регламента;
2) правильность заполнения заявления;
3) полномочия действовать от имени заявителя (в случае обращения законного представителя или доверенного лица).
3.2.5. Специалист органа социальной защиты населения при личном обращении заявителя сличает копии представленных документов с их подлинными экземплярами, делает отметку об их соответствии и заверяет своей подписью с указанием фамилии, инициалов и даты приема документов. Копиями документов, подлежащих такому заверению, следует считать ксерокопии, а также копии документов, написанные заявителем от руки.
При отсутствии у заявителя заполненного заявления или неправильном его заполнении специалист органа социальной защиты населения помогает заявителю его заполнить. При этом заявитель должен своей подписью подтвердить верность внесенных в заявление сведений о нем.
3.2.6. Специалист органа социальной защиты населения, ответственный за прием документов, при направлении документов по почте проверяет соответствие представленных документов установленным требованиям, удостоверяясь, что:
1) документы в установленных законодательством случаях нотариально удостоверены, скреплены печатями, имеют надлежащие подписи сторон или определенных законодательством должностных лиц, содержат дату и основание выдачи, регистрационный номер;
2) тексты документов написаны разборчиво;
3) фамилии, имена и отчества физических лиц, адреса их места жительства написаны полностью;
4) в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
5) документы исполнены не карандашом;
6) документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание.
3.2.7. При установлении фактов отсутствия необходимых документов, представленных лично, несоответствия представленных документов требованиям, установленным в настоящем административном регламенте, неправильном заполнении заявления специалист органа социальной защиты населения уведомляет заявителя о наличии препятствий для рассмотрения вопроса о предоставлении государственной услуги, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в представленных документах и предлагает принять меры по их устранению. Документы возвращаются заявителю лично. При этом факт обращения заявителя фиксируется в журнале регистрации устных обращений граждан, в котором делается пометка о наличии препятствий для рассмотрения вопроса о предоставлении государственной услуги.
Специалист органа социальной защиты населения обязан рекомендовать заявителю срок для устранения недостатков, предупредить о зависимости срока предоставления государственной услуги от даты обращения и назначить время следующего приема.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 20 минут на каждого заявителя.
3.2.8. При установлении фактов отсутствия необходимых документов, направленных по почте, в электронной форме, несоответствия представленных документов требованиям, указанным в настоящем административном регламенте, специалист органа социальной защиты населения, ответственный за прием документов, формирует письменное (электронное) уведомление о наличии препятствий для рассмотрения вопроса о предоставлении государственной услуги и предложение принять меры по их устранению. Уведомление заверяется подписью руководителя органа социальной защиты населения или электронной цифровой подписью специалиста органа социальной защиты населения, ответственного за прием документов.
В уведомлении о наличии препятствий для приема документов указываются:
1) наименование органа социальной защиты населения;
2) порядковый номер в журнале регистрации, в котором были зарегистрированы заявление и прилагаемые к нему документы;
3) дата направления уведомления;
4) адрес, фамилия, имя, отчество гражданина, которому направляется уведомление;
5) содержание выявленных недостатков в представленных документах и способ устранения этих препятствий;
6) фамилия, имя, отчество руководителя органа социальной защиты населения;