3.1. Решение о направлении Благодарственного письма оформляется постановлением Президиума Совета.
3.2. Вручение Благодарственного письма проводится, как правило, в торжественной обстановке председателем Совета или, по его поручению, заместителем председателя Совета, членами Президиума, депутатами Совета, руководителями предприятий, учреждений, организаций.
3.3. Подготовка проекта постановления Президиума Совета, оформление и учет произведенных награждений осуществляется организационным отделом Секретариата Совета городского округа город Уфа Республики Башкортостан.
3.4. Расходы, связанные с изготовлением бланков Благодарственных писем, производятся за счет средств, выделяемых на эти цели по статье расходов по обеспечению деятельности Совета.
3.5. Текст Благодарственного письма оформляется организационным отделом Секретариата Совета, подписывается председателем Совета.
3.6. Копии постановлений Президиума Совета о направлении Благодарственного письма или выписки из них направляются в соответствующие предприятия, учреждения, организации и являются основанием для внесения соответствующей записи о награждении в трудовые книжки награжденных.
3.7. При утрате Благодарственного письма дубликат не выдается. По личному заявлению награжденного может быть выдана соответствующая справка.
3.8. В случае смерти награжденного, которому при жизни не было вручено Благодарственное письмо, документы о награждении передаются для хранения как память семье (наследникам) награжденного. Передача семье умершего награжденного документов о награждении оформляется постановлением Президиума Совета.