3.1. Подготовку и проведение протокольного мероприятия обеспечивает организатор. Управление протокола осуществляет координацию подготовки и проведения протокольного мероприятия.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 16.02.2022 N 94)
3.2. В случае если проведение протокольного мероприятия планируется в здании Администрации Волгоградской области, организатор не позднее семи рабочих дней до дня проведения протокольного мероприятия подает в управление делами Администрации Волгоградской области (далее именуется - управление делами) заявку на проведение протокольного мероприятия и техническое обеспечение по форме согласно приложению 2 к настоящему Регламенту.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 21.01.2019 N 29)
Список лиц, участвующих в протокольном мероприятии, для их прохода в здание Администрации Волгоградской области и список транспортных средств, подъезд которых планируется к зданию Администрации Волгоградской области для организации их стоянки либо проезда во внутренний двор, представляются организатором в управление делами и после их согласования в установленном порядке передаются на пост охраны N 1 и пост охраны N 2 здания Администрации Волгоградской области.
3.3. При необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия (демонстрация видеоматериалов, слайдов), проводимого в здании Администрации Волгоградской области, организатор не позднее чем за три рабочих дня до дня его проведения согласовывает технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия с управлением делами.
При необходимости мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия, проводимого вне здания Администрации Волгоградской области, организатор обеспечивает необходимые технические условия мультимедийного сопровождения протокольного мероприятия самостоятельно.
Вне зависимости от места проведения протокольного мероприятия организатор обязан обеспечить присутствие своего представителя, ответственного за демонстрацию презентационных материалов, на месте проведения протокольного мероприятия.
3.4. Организация концертной программы и ее координация осуществляется комитетом культуры Волгоградской области.
3.5. Если во время проведения протокольного мероприятия предполагается сервировка чайного стола и вручение Губернатором сувенирной продукции, ценного подарка, цветов и тому подобного, то их подготовку и доставку по согласованию с управлением протокола обеспечивает организатор.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 16.02.2022 N 94)
3.6. С целью уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, работники управления протокола, управления пресс-службы и организатор осуществляют обязательный предварительный выезд на место проведения протокольного мероприятия.
(в ред. постановления Губернатора Волгоградской области от 16.02.2022 N 94)
После уточнения организационно-технических мероприятий, связанных с подготовкой протокольного мероприятия, программа протокольного мероприятия и программа участия в нем Губернатора может быть изменена или дополнена.