2.1. Персональные данные работников мэрии города Магадана - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая работодателю (представителю нанимателя) в связи с трудовыми отношениями.
2.2. В состав персональных данных работников входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, состоянии здоровья, а также о предыдущих местах их работы.
2.3. Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника при его приеме, переводе и увольнении включает:
- личное заявление о приеме на работу;
- анкету, установленной формы;
- паспорт;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые, или работник поступает на работу на условиях совместительства, или трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;
- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
- свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе по месту жительства;
- сведения установленной формы о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина и членов его семьи, принадлежащих им на праве собственности, зарегистрированные в государственном налоговом органе по месту постоянного жительства (для граждан, поступающих на муниципальную службу);
- медицинское заключение о состоянии здоровья (для граждан, поступающих на муниципальную службу).
2.4. При оформлении работника в мэрию города Магадана заполняется унифицированная форма Т-2 "Личная карточка работника" или Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:
- общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, сведения о месте жительства и контактных телефонах, образование, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);
- сведения о воинском учете;
- данные о приеме на работу.
В процессе осуществления трудовой деятельности в личную карточку вносятся:
- сведения о переводах на другую работу;
- сведения об аттестации;
- сведения о повышении квалификации;
- сведения о профессиональной переподготовке;
- сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
- сведения об отпусках;
- сведения о социальных гарантиях;
- сведения о месте жительства и контактных телефонах.
2.5. В управлении муниципальной службы и кадров мэрии города Магадана создаются и хранятся документы, содержащие персональные данные работников: комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; документы по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность; подлинники и (или) копии правовых актов по личному составу; дела, содержащие основания к правовым актам по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации работников, служебных расследований; справочно-информационные материалы по персоналу, копии и подлинники отчетных, аналитических и справочных документов, передаваемых лицам, имеющим право доступа к персональным данным мэрии города Магадана, копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые органы и другие органы.