Об утверждении Регламента организации работы с информационной системой "Портал управления городом "Тюмень - наш дом" (с изменениями на 26 октября 2023 года)

N п/п

Наименование операции

Роль

2.1.

Поступление сообщения с портала "Тюмень - наш дом" (рисунок 5.1 настоящего Регламента).

Специалисту общего отдела в папку "Входящие" направляется задание "Рассмотрение: Резолюция". Во вложениях к заданию специалист видит зарегистрированное сообщение с ТНД, где уже автоматически сгенерированы сроки выполнения задания в соответствии с пунктом 3.6 настоящего положения Регламента организации работы с информационной системой города Тюмени "Портал управления городом "Тюмень-наш дом" (приложение к распоряжению), вместе с карточкой исполнителя, ссылкой на сообщение на ТНД, с отметкой на геолокационной карте и прикрепленные файлы заявителя.

Если сообщение поступила в орган не по компетенции, то см. пункт 2.2 настоящего Регламента.

Если сообщение поступила в орган по компетенции, см. пункт 2.3 настоящего Регламента.

Специалист общего отдела

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.10.2023 N 856)

2.2.

Отправка сообщения обратно Модератору Портала на перенаправление (рисунок 5.2 настоящего Регламента).

Специалисту общего отдела необходимо заполнить следующие поля и сохранить изменения:

1. Статус: Перенаправлено;

2. Согласованный текст ответа: Комментарий для;

3. Модератора Портала;

4. Подлежит публикации: Да;

5. Результат модерации получен Порталом: если заполнено, очистить поле;

Модератор Портала получит ваше сообщение.

Модератор Портала может как перенаправить сообщение в орган по компетенции, так и вернуть на доработку (см. пункт 2.12 настоящего Регламента).

Специалист общего отдела

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.10.2023 N 856)

2.3.

Подготовка резолюции и отправка подзадачи на согласование руководителю (рисунки 5.3, 5.4 настоящего Регламента)

Специалист общего отдела готовит проект резолюции. Открывает задание от Модератора Портала (рисунок 5.1 настоящего Регламента) и нажимает кнопку "Создать подзадачу".

В открывшемся окне (рисунок 5.3 настоящего Регламента) необходимо заполнить следующее:

1. В теме подзадачи в начале строки дописать "Согласуйте резолюцию".

2. В поле Маршрут заполнить ФИО руководителя.

3. Проект резолюции можно подготовить двумя способами

3.1. Подготовить проект резолюции в комментарии к подзадаче.

3.2. Подготовить проект резолюции в файле и вложить файл в зону "Вложения".

После нажать кнопку "Старт". Задание выполнить только тогда, когда отправите ответ на сообщение с Портала.

После того, как руководитель рассмотрит проект резолюции, специалисту общего отдела придет задание с комментарием по проекту резолюции.

Если в тексте задания пришло "Согласовано", см. пункт 2.5 настоящего Регламента.

Если в тексте задания пришло "На доработку", то выполняете задание с результатом "Принять", готовите новый проект резолюции и запускаете подзадачу заново (см. пункт 2.3 настоящего Регламента).

Специалист общего отдела

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.10.2023 N 856)

2.4.

Согласование и подписание подготовленного проекта резолюции (рисунок 5.4 настоящего Регламента)

Руководитель ТО(Ф)О АГТ, МКУ получит задание "Согласуйте резолюцию >> Рассмотрение: Резолюция". Двойным щелчком открывает задание (рисунок 5.4 настоящего Регламента), знакомится с проектом резолюции.

Если проект резолюции подготовлен в файле, у руководителя есть возможность при согласовании подписать файл ЭП. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по файлу с проектом резолюции и нажать "Подписать", в нижней части задания написать "Согласовано". Если по проекту резолюции есть замечания, руководитель может внести изменения в файл самостоятельно и сохранить его, иначе в комментариях написать "На доработку" и далее свои замечания. Затем необходимо нажать кнопку "Выполнить".

Если проект резолюции подготовлен в содержании задания, то при согласовании необходимо в нижней части задания написать "Согласовано". Если по проекту резолюции есть замечания, руководитель может внести изменения в текст проекта резолюции самостоятельно, вставив его в комментарии к заданию ("Согласовано. _измененный текст резолюции_"), иначе в комментариях написать "На доработку" и далее свои замечания. Затем необходимо нажать кнопку "Выполнить".

Руководитель ТО(Ф)О АГТ, МКУ

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.10.2023 N 856)

2.5.

Заполнение исполнителей по резолюции (кнопка "Исполнители"), отправка уведомлений

После подписания руководителем резолюции, специалисту общего отдела необходимо донести резолюцию до подчиненных. Для этого нужно зайти в справочник "Исполнение" (кнопка "Исполнители" на карточке сообщения с ТНД). Откроется список исполнителей по сообщению с ТНД (рисунок 5.5 настоящего Регламента). Чтобы добавить исполнителя нужно нажать кнопку "Создать запись", откроется окно добавления строки исполнителя (рисунок 5.6 настоящего Регламента).

Нужно заполнить следующее:

1. Тип переписки;

2. ФИО кто;

3. ФИО кому;

4. Поручение;

5. Срок исполнения;

6. Галочка "Ответственный" - если установить признак, то, когда исполнитель выполнит задание, создателю строки придет задание-контроль от исполнителя, если признак не установлен, строка исполнителя автоматически закроется.

После нужно нажать "Сохранить и закрыть", программа спросит, нужно ли отправлять уведомление исполнителю. Если нужно нажимаете да, в противном случае - нет.

Заполнить таким образом всех исполнителей согласно резолюции руководителя.

Если исполнителем указан руководитель другого структурного подразделения, то задание придет в общий отдел (см. пункт 2.1 настоящего Регламента).

Если исполнителем указан сотрудник данного структурного подразделения, ему придет задание на исполнение поручения (см. пункт 2.6 настоящего Регламента).

Специалист общего отдела

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.10.2023 N 856)

2.6.

Задание на исполнение (рисунок 5.7 настоящего Регламента)

Исполнителю придет задание в папку "Входящие" с наименованием "Рассмотрение: Резолюция". В содержании задания будет текст поручения, во вложениях все файлы по поданному сообщению с ТНД.

Если исполнителю по заданию необходимо поручить выполнение этого заданию другим исполнителям, то смотрите пункт 2.7 настоящего Регламента.

Если исполнитель по заданию будет выполнять задание сам, то смотрите пункт 2.8 настоящего Регламента.

Начальник управления, начальник отдела, исполнитель ТО(Ф)О АГТ, МКУ

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.10.2023 N 856)

2.7.

Отправка заданий на своих сотрудников

Начальник управления, начальник отдела ТО(Ф)О АГТ, МКУ может поручить выполнение задания своим подчиненным. Для этого нужно зайти в справочник "Исполнение" (кнопка "Исполнители" на карточке сообщений с ТНД). Откроется список исполнителей по сообщений с ТНД (рисунок 5.5 настоящего Регламента). Чтобы добавить исполнителя нужно нажать кнопку "Создать запись", откроется окно добавления строки исполнителя (рисунок 5.6 настоящего Регламента).

Нужно заполнить следующее:

1. Тип переписки;

2. ФИО кто;

3. ФИО кому;

4. Поручение;

5. Срок исполнения;

6. Галочка "Ответственный" - если установить признак, то, когда исполнитель выполнит задание, создателю строки придет задание-контроль от исполнителя, если признак не установлен, строка исполнителя автоматически закроется.

После нужно нажать "Сохранить и закрыть", программа спросит, нужно ли отправлять уведомление исполнителю. Если нужно нажимаете да, в противном случае - нет.

Заполнить таким образом всех необходимых исполнителей. Задание от руководителя необходимо выполнить только после того, как ваши подчиненные выполнят ваши поручения.

Начальник управления, начальник отдела ТО(Ф)О АГТ, МКУ

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.10.2023 N 856)

2.8.

Выполнение задания (рисунок 5.7 настоящего Регламента).

Для выполнения задания исполнителю необходимо подготовить ответ. Далее необходимо в комментарии к заданию написать подготовленный текст ответа, если текст большой или необходимо приложить к ответу некоторые файлы, то во вложения к заданию нужно их прикрепить, и выполнить задание с результатом "Исполнено". Программа запросит указать файлы, которые необходимо прикрепить к строке ответа, выбрать необходимые файлы.

После выполнения задания исполнителем на создателя строчки упадет задание-контроль. Контролер может, как принять исполнение, так и вернуть на доработку.

В случае принятия контроля строчка в исполнителях закроется автоматически.

В случае возврата на доработку, придет новое задание с комментарием контролера (см. пункт 2.6 настоящего Регламента).

Начальник управления, начальник отдела, исполнитель ТО(Ф)О АГТ, МКУ

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.10.2023 N 856)

2.9.

Задание "Контроль исполнения" (рисунок 5.8 настоящего Регламента)

Если исполнитель задания был ответственным, то при выполнении задания инициатору задания придет Задание-контроль. В тексте задания будет подготовленный ответ исполнителя и во вложениях можно посмотреть файлы (если исполнитель их прикреплял).

В случае если подготовленный ответ устраивает контролера, то выполнить задание с результатом "Принято", в противном случае в комментарии к заданию написать замечания и выполнить задание с результатом "Доработать".

Если инициатор задания специалист общего отдела, то ему необходимо согласовать полученный ответ с руководителем (см. пункт 2.3 настоящего Регламента, вместо "Согласуйте резолюцию" нужно написать "Согласуйте ответ"). В случае отказа в согласовании от руководителя, от него придет задание с комментарием. В комментарии задания-контроля необходимо указать комментарий руководителя и выполнить задание с результатом "Доработать". Если руководитель согласовывает ответ, то выполнить задание с результатом "Принято".

В случае принятия контроля в справочнике "Исполнение" закроется соответствующая строчка, далее:

1. Если инициатор задания был начальник, ему необходимо найти задание на него от руководителя и выполнить его (см. пункт 2.8 настоящего Регламента).

Для этого заходим в карточку сообщения с ТНД, нажимаем кнопку "Исполнители", открываем соответствующую строчку и нажимаем кнопку "Задания в СЭДД" в ленте сверху. Откроется задание по этой карточке. Как его выполнить смотрите пункт 2.8 настоящего Регламента.

2. Если руководитель согласовывает ответ, то специалист общего отдела выполняет задание-контроль с результатом "Принято" и далее смотрите пункт 2.11 настоящего Регламента.

Специалист общего отдела, начальник управления, начальник отдела ТО(Ф)О АГТ, МКУ

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.10.2023 N 856)

2.10.

Согласование ответа

Руководитель ТО(Ф)О АГТ, МКУ получит задание "Согласуйте ответ >> Контроль исполнения: Резолюция". Двойным щелчком открывает задание, знакомится с проектом резолюции.

Если ответ подготовлен в файле, у руководителя есть возможность при согласовании подписать файл ЭП. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по файлу с ответ и нажать "Подписать", в нижней части задания написать "Согласовано". Если по ответу есть замечания, руководитель может внести изменения в файл самостоятельно и сохранить его, иначе в комментариях написать "На доработку" и далее свои замечания. Затем необходимо нажать кнопку "Выполнить".

Если ответ подготовлен в содержании задания, то при согласовании необходимо в нижней части задания написать "Согласовано". Если по ответу есть замечания, руководитель может внести изменения в текст ответа самостоятельно, вставив его в комментарии к заданию ("Согласовано. _измененный текст ответа_"), иначе в комментариях написать "На доработку" и далее свои замечания. Затем необходимо нажать кнопку "Выполнить".

Руководитель ТО(Ф)О АГТ, МКУ

2.11.

Отправка ответа по сообщению Модератору Портала (рисунок 5.2 настоящего Регламента)

После согласования ответа с руководителем специалисту общего отдела необходимо открыть соответствующее сообщение с ТНД и заполнить следующие поля и сохранить изменения.

1. Статус: выбрать необходимый статус из выпадающего списка (Мотивированный отказ, проблема решена, проблема не обнаружена, запланировано).

2. Согласованный текст ответа: подготовленный текст ответа.

3. На вкладке Дополнительно нажать кнопку "Связанные документы". В открывшемся окне нажать "Создать документ из файла" (рисунок 5.9 настоящего Регламента). В открывшемся окне заполнить поля:

a. Имя файла: нажать и выбрать файл с компьютера.

b. Вид документа: Файл.

c. Тип карточки: Ответ гражданам.

4. Подлежит публикации: Да.

5. Результат модерации получен порталом: если заполнено, очистить поле.

В случае, если Руководитель подписал проект ответа на бумажном носителе, то необходимо прикрепить скан-копию подписанного документа в "Связанные документы" в СЭДД. На вкладке Дополнительно нажать кнопку "Связанные документы". В открывшемся окне нажать "Создать документ из файла" (рисунок 5.9 настоящего Регламента). В открывшемся окне заполнить поля:

a. Имя файла: нажать и выбрать файл с компьютера.

b. Вид документа: Файл.

c. Тип карточки: Файл.

Модератору Портала на портал придет ответ.

Если ответ не соответствует пункту 3 Регламента организации работы с информационной системой города Тюмени "Портал управления городом "Тюмень-наш дом" (приложение к распоряжению), Модератор Портала вернет ответ на доработку в СЭДД (см. пункт 2.12 настоящего Регламента).

Если Модератор Портала ставит сообщение на "Доп. контроль", то в СЭДД по этому сообщению закроются все предыдущие строки и задания по этим строкам и создастся новая строка с типом переписки "Доп. контроль" и новым сроком. Далее сообщение рассматривается с пункта 2.1 настоящего Регламента заново.

Специалист общего отдела

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.10.2023 N 856)

2.12.

Если ответ не соответствует пункту 3 Регламента организации работы с информационной системой города Тюмени "Портал управления городом "Тюмень-наш дом" (приложение к распоряжению) Модератор Портала вернет ответ на доработку в СЭДД.

В задании на возврат на доработку во вложениях будут все предыдущие документы по сообщению и файлы от Модератора Портала:

1. Текст ответа: ваш текст ответа;

2. Комментарий Модератора Портала: замечания Модератора Портала;

Необходимо исправить замечания Модератора Портала и перейти к пункту 2.11 настоящего Регламента.

Специалист общего отдела

(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 26.10.2023 N 856)