2.1. Подготовка, оформление, учет, прохождение, обработка, контроль исполнения документов ДСП в Администрации города Тюмени, муниципальных казенных учреждениях осуществляются в соответствии с муниципальным правовым актом Администрации города Тюмени по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени, в отношении муниципальных правовых актов - в соответствии с муниципальным правовым актом Администрации города Тюмени по подготовке муниципальных правовых актов Администрации города Тюмени, с учетом особенностей, установленных настоящим Положением.
2.2. Регистрация входящих, внутренних и исходящих документов ДСП осуществляется автоматизированно в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Тюмени (далее - СЭДД) или по журналам (журнальный учет).
2.3. Документы ДСП учитываются совместно с документами общего делопроизводства. К регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". В регистрационно-контрольных карточках в СЭДД указанная пометка вносится в поле "N Документа" после номера документа.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 05.04.2021 N 77-рк)
2.4. При разработке новых документов с использованием служебной информации ограниченного распространения, подготовке ответов на документы с пометкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель проставляет на проекте документа пометку "Для служебного пользования" с учетом настоящего Положения. Необходимость сохранения пометки "Для служебного пользования" на документе определяется должностным лицом, указанным в пункте 1.5 настоящего Положения.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 05.04.2021 N 77-рк)
2.5. Печатание документов ДСП производится с соблюдением требований по защите информации. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, осуществляющему их учет.
Дополнительно размноженные экземпляры подготовленного документа учитываются за номером этого документа, о чем делается отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.
2.6. Снятие копий и подготовка выписок из документов ДСП осуществляется по письменному указанию должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.
Копии документов и выписки из документов учитываются за новыми учетными номерами. При этом на оригиналах документов делается отметка, когда и сколько экземпляров копий снято или в каком количестве экземпляров сделана выписка, а также за какими номерами учтены копии или выписки.
На копиях документов в правом верхнем углу первой страницы пишется слово "Копия". На выписках из документов после наименования документа пишется слово "Выписка".
Снятие копий и подготовка выписок из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется по письменному указанию должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, либо с письменного разрешения (резолюции) должностного лица, в адрес которого поступили документы.
(абзац введен распоряжением Администрации города Тюмени от 05.04.2021 N 77-рк)
На обороте оригинала документа (документа, с которого делается копия) делается запись, подтверждающая факт снятия копии (подготовки выписок) с указанием даты, количества, учетного номера снятой копии (подготовленных выписок), фамилия, имя, отчество уполномоченного лица. При ведении автоматизированного учета уполномоченным лицом такая запись делается в регистрационно-контрольной карточке системы электронного документооборота.