4.1. Проверка наличия документов, дел, машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссией, созданной приказом руководителя организации.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 05.04.2021 N 77-рк)
4.2. Результаты проверки оформляются актом о результатах проведения годовой проверки наличия документов, дел, машинных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, который составляется по форме, утвержденной приказом комитета специальных мероприятий Администрации города Тюмени. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 19.10.2020 N 210-рк)
При выявлении фактов утраты документов, дел, машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования", либо разглашения этой информации проводится служебная проверка в порядке, установленном муниципальным правовым актом о проведении служебных проверок в Администрации города Тюмени.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 05.04.2021 N 77-рк)
4.3. В регистрационно-контрольных карточках СЭДД или журналах должностным лицом, ответственным за организацию учета и хранения документов "Для служебного пользования", делается отметка о списании утраченных документов, дел, машинных носителей информации с пометкой "Для служебного пользования" со ссылкой на соответствующий акт о результатах проведения годовой проверки наличия документов, дел, машинных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и отражается результат служебной проверки.
(в ред. распоряжения Администрации города Тюмени от 05.04.2021 N 77-рк)
Оформление списания дел постоянного срока хранения производится в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.