1.1. Архивный отдел - структурное подразделение Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
1.2. Комплектование (формирование) архивного отдела - комплекс работ, направленный на систематическое пополнение архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации, включающий в себя определение состава организаций - источников комплектования архивного отдела, организацию работы по экспертизе ценности и упорядочению архивных документов в организациях - источниках комплектования архивного отдела, прием документов в архивный отдел.
1.3. Содержание архивного отдела - деятельность Администрации г. Улан-Удэ по созданию финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования документов, хранящихся в архивном отделе, предоставлению архивному отделу зданий и (или) помещений, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивного отдела.
1.4. Администрация г. Улан-Удэ в целях обеспечения сохранности и учета архивных документов образует в своем составе архивный отдел, выполняющий функции муниципального архива.
1.5. Возглавляет архивный отдел начальник. Назначает и освобождает от занимаемой должности начальника и специалистов архивного отдела руководитель Администрации г. Улан-Удэ по представлению руководителя аппарата Администрации г. Улан-Удэ и по согласованию с начальником Управления по кадровой политике Администрации г. Улан-Удэ.
1.6. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.
1.7. При реорганизации муниципальных учреждений, организаций и предприятий (далее - муниципальные организации) архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых учреждений, организаций и предприятий.
1.8. При ликвидации органов местного самоуправления, муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают на хранение в архивный отдел.
1.9. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное и длительное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов местного самоуправления, муниципальных организаций, передающих документы.