15.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения.
15.2. В номенклатуру дел включаются все дела для группировки документов по вопросам, внесенным для рассмотрения в Администрацию города, а также номенклатура дел.
15.3. При составлении номенклатуры дел используется Типовой перечень документов с указанием сроков их хранения.
15.4. Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса подразделения и цифрового обозначения вопроса.
15.5. Номенклатура дел подразделения на следующий год разрабатывается до 15 декабря текущего года ответственным за делопроизводство этого подразделения и подписывается руководителем подразделения.
15.6. Сводная номенклатура дел Администрации города составляется отделом делопроизводства и технического обеспечения на основании номенклатуры дел подразделений, подписывается и после ее одобрения Экспертной архивной комиссией Государственного архива Пензенской области утверждается заместителем Главы администрации по организации деятельности Администрации (приложение N 8). После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации города в подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.
(в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 26.08.2016 N 235р)
15.7. В течение года с разрешения начальника отдела делопроизводства и технического обеспечения в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. В случае изменения структуры Администрации города в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.
(в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 26.08.2016 N 235р)
15.8. Сводная номенклатура дел Администрации города в конце каждого календарного года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.