3.1. Прием и учет поступившей в структурное подразделение служебной корреспонденции осуществляются работниками, уполномоченными на то руководителем структурного подразделения.
Прием подлежащих регистрации документов без таковой непосредственно в подразделениях запрещается.
Все отметки о прохождении и исполнении документа в подразделении фиксируются в журналах или учетных карточках.
Обрабатывается корреспонденция с учетом степени срочности ее исполнения или доставки.
3.2. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через регистратора при наличии согласующей резолюции руководителя, поручившего рассмотреть документ. При этом регистратором производится переадресация документа с обязательной отметкой в базе данных.
3.3. Руководители подразделений организуют рассмотрение поступивших к ним документов, осуществляют контроль за работой по их исполнению.
Рассмотрение документов, их распределение по непосредственным исполнителям производится руководителем подразделения, как правило, в день их поступления.
Поручение исполнителям дается в форме резолюции, которая должна содержать фамилии исполнителей, указание о порядке, характере и сроке исполнения документа, подпись руководителя и дату.
Поступившие в подразделение документы с поручением Главы администрации города рассматриваются их руководителями незамедлительно.
3.4. В ходе работы с документами, поступившими в подразделение и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки.
3.5. Руководители подразделений с учетом важности содержащихся в документах вопросов организуют подготовку предложений по их решению и вносят эти предложения Главе администрации или его заместителям.
3.6. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя подразделения ведется в журнале регистрации исходящих документов непосредственно в подразделении.
Работник, на которого возложено исполнение обязанностей ведения делопроизводства в подразделении, не реже одного раза в неделю составляет сводку о ходе исполнения документов, которую докладывает руководителю подразделения.
3.7. Исполненный документ со всеми соответствующими материалами возвращается регистратору.