6.1. Материалы по вопросам, включенным в план заседаний коллегии, вносятся соответствующими структурными подразделениями Администрации, иными органами местного самоуправления, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом. Подразделение, ответственное за проработку вопроса для рассмотрения на заседании, осуществляет экспертизу представленных материалов, готовит для председательствующего справку объемом не более 5 страниц, проект решения коллегии. В справке должно быть изложено краткое содержание вопроса, приведены необходимые расчеты, обоснования предлагаемых решений и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации. Справка визируется исполнителем и руководителем подразделения, ответственными за подготовку вопроса, и заместителем Главы администрации, в ведении которого находится указанный вопрос. Проект решения коллегии визируется на листе согласования.
6.3. Проект повестки дня очередного заседания коллегии и соответствующие материалы рассылаются участникам заседания не позднее чем за 3 дня до назначенной даты заседания протокольной частью Администрации.
6.4. По вопросам, рассмотренным на заседании коллегии, оформляются решения, которые носят рекомендательный характер.
6.5. Если проекты решений коллегий и другие документы после обсуждения на заседании требуют значительной дополнительной доработки, то они после заседания коллегии возвращаются лицам, готовившим проект документа, которые в течение 5-ти дней вносят необходимые поправки, дополнения, изменения, повторно согласовывают и передают их в протокольную часть.
6.6. Принятые на заседаниях коллегии решения, надлежаще оформленные и подписанные, доводятся до исполнителей протокольной частью в виде заверенных копий.
6.7. Заседания коллегии протоколируются протокольной частью Администрации. Оформленные в установленном порядке протоколы заседания коллегии подписываются председательствующим на заседании в 7-дневный срок.
6.8. Протоколам заседаний коллегии присваиваются порядковые номера, счет которых ведется с начала календарного года.
6.9. Протоколы заседаний коллегии выпускаются протокольной частью Администрации.
6.10. Один экземпляр протокола, заверенный печатью, в 15-дневный срок высылается в Правительство Пензенской области.
6.11. Подлинники материалов к заседаниям и протоколов заседаний коллегии, подписанные председательствовавшим на заседании, и указатели рассылки к ним сдаются на хранение в протокольную часть через 10 дней после их выпуска.
6.12. Если реализация решений коллегии требует принятия постановлений или распоряжений Администрации, то они оформляются по правилам, изложенным в разделе 4 настоящей Инструкции.