Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.
Например, регистрационный номер входящего документа 1-4-125, где:
1 - код руководителя, к которому поступает на рассмотрение документ (Глава администрации города);
4 - индекс дела по номенклатуре дел (переписка с городской Думой);
125 - порядковый номер документа (сплошная нумерация).
Распорядительным документам присваиваются номера в пределах каждого вида документа (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, и т.д.).
На документах, составленных совместно с другими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем, через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо). Например: 465/162/298.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.