7.1. Организация совещаний, проводимых Главой администрации города или его заместителями, возлагается на соответствующие структурные подразделения Администрации.
7.2. К совещанию, проводимому главой администрации города, готовится проект итогового документа с конкретными предложениями по решению обсуждаемых вопросов. Организация подготовки совещания и итогового документа (в виде проекта муниципального правового акта, протокола, служебной записки и пр.) возлагается на заместителя главы администрации города, курирующего обсуждаемые вопросы.
Итоговый документ совещания, оформленный в виде протокола, визируется руководителем готовившего его подразделения, заместителем главы администрации города, ответственного за подготовку совещания.
(п. 7.2 в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 14.10.2014 N 277р)
7.3. Протокол совещания подписывается председательствовавшим на совещании. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте решения.
7.4. Протокол регистрируется и выпускается соответствующим подразделением, где ему присваивается порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года. На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".
7.5. К протоколу совещаний прилагается указатель рассылки, подписанный начальником подразделения, ответственного за подготовку совещания. Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.
7.6. Копии протоколов совещаний оформляются и готовятся к рассылке сотрудником подразделения, ответственного за подготовку совещания, который на первом листе каждой копии в правом верхнем углу указывает наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола, после чего передает копии протокола с указателем рассылки в отдел делопроизводства и технического обеспечения для его рассылки исполнителям. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри Администрации, указываются инициалы и фамилия должностных лиц, которым они направляются. После отправки копий протоколов адресатам указатель рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки копий, возвращается в подразделение, готовившее совещание. Подлинник протокола и указатель рассылки помещаются в дело.
(в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 26.08.2016 N 235р)
7.7. Протоколы планерок, проводимых Главой администрации, выпускаются и контролируются отделом организационно-контрольной работы.
7.8. Организация подготовки и проведения заседаний создаваемых в Администрации комиссий (советов, рабочих групп), а также оформление их результатов (протоколов) возлагается на ответственного секретаря комиссии (совета, рабочей группы) и осуществляется им в порядке, изложенном в настоящем разделе. При этом протокол заседания комиссии регистрируется ее ответственным секретарем, который присваивает протоколу очередной порядковый номер по единой нумерации в пределах календарного года.