1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в Администрации г. Пензы в соответствии с общими требованиями по оформлению документов (приложение N 1).
1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации осуществляются отделом делопроизводства и технического обеспечения.
(в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 26.08.2016 N 235р)
1.4. При работе с документами в Администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.5. С содержанием постановлений, распоряжений, приказов Администрации, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения заместителя Главы администрации по организации деятельности Администрации.
1.6. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, по указанию руководителя подразделения, сотрудники обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику, при увольнении или переходе на работу в другое подразделение - сдать все числящиеся за ними документы.
1.7. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в отдел делопроизводства и технического обеспечения. Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель Главы администрации по организации деятельности Администрации.
(в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 26.08.2016 N 235р)
1.8. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.9. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации (разъяснения, комментарии и т.п.), документов осуществляется работниками информационно-аналитического отдела с разрешения руководства администрации города либо сотрудником администрации города, уполномоченным на то устным распоряжением главы администрации или курирующим заместителем главы администрации города.
(в ред. распоряжений Администрации г. Пензы от 18.05.2015 N 184р, от 25.10.2016 N 282р)
1.10. С настоящей Инструкцией сотрудники подразделений знакомятся под роспись.