15.14. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах. Приложения, объем которых превышает 150 листов, формируются в отдельные тома.
15.15. Документы в деле постоянного срока хранения располагаются сверху вниз в хронологическом порядке.
15.16. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в одно дело переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.
15.17. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним документом Администрации города, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а затем внутри группы - по хронологическому признаку.
15.18. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановления (распоряжения) Администрации города, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот документ дело. Если на документ дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись. Справка о снятии с контроля постановления (распоряжения) подшивается в заведенное на данный документ дело. Если имеется справка о снятии с контроля нескольких документов, следует сделать необходимое количество копий этой справки и подшить их в соответствующие дела. Справки о снятии с контроля отдельных пунктов документа Администрации, подготовленные подразделениями-соисполнителями, подшиваются в этих подразделениях в дела переписки.
15.19. Если в переписке или в материалах, послуживших основанием для выпуска постановления (распоряжения) Администрации города, имеются секретные документы, то весь комплекс документов по данному вопросу передается в первый отдел для формирования секретного дела вне зависимости от грифа самого документа.
15.20. Включение в дело документов Администрации города черновиков, вариантов, копий документов и документов, подлежащих возврату, не допускается.
15.21. Для дел постоянного срока хранения составляется внутренняя опись (перечень). В конце внутренней описи (перечня) делается итоговая запись о количестве листов в деле, которая подписывается руководителем подразделения. Внутренняя опись (перечень) подшивается в дело. На лицевой стороне последнего листа отдельного дела, подготовленного для передачи в отдел делопроизводства и технического обеспечения, в правом нижнем углу на свободном от текста месте делается запись "в архив", которая подписывается руководителем подразделения. Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том. Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома.
(в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 26.08.2016 N 235р)