5. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ ОБ ОКАЗАНИИ УСЛУГИ
5.1. Основанием для оказания Услуги является запрос (заявление) в адрес Архива. Запрос исполняется Архивом при наличии в нем наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества), почтового или электронного адреса потребителя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
При личном обращении потребителя в Архив предоставляется паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; при обращении доверенного лица - паспорт и оформленная в установленном порядке доверенность на представление интересов потребителя.
5.2. Основными действиями по оказанию Услуги являются:
- регистрация запросов;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов специалистам на исполнение;
- подготовка и направление ответов потребителям.
5.2.1. Регистрация запросов.
Поступившие письменные запросы (заявления) регистрируются начальником отдела использования архивных фондов в день поступления; обращения, поступившие в электронном виде, распечатываются делопроизводителем, и в дальнейшем работа с ними ведется в установленном для письменных обращений порядке.
Регистрация запросов является основанием для начала действий по оказанию Услуги.
5.2.2. Анализ тематики поступивших запросов.
Начальник отдела использования архивных фондов определяет степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения; осуществляет анализ тематики поступивших запросов, сортирует поступившие запросы на запросы, относящиеся и не относящиеся к составу хранящихся в Архиве архивных документов.
5.2.3. Направление запросов специалистам на исполнение.
Начальник отдела использования архивных фондов в течение 3 дней направляет запрос на исполнение специалисту отдела.